SOFTWARE OCR PER AZIENDA DI TRASPORTI
21/03/2023
ACQUISIZIONE OTTICA DEI DATI DA DDT E FATTURE CON LA CREAZIONE AUTOMATICA DEI TRACCIATI DI IMPORTAZIONE NEL GESTIONALE
Società nella provincia di Como specializzata nel trasporto internazionale deve importare mensilmente nel proprio gestionale i dati da un grande quantitativo di documenti.
L'esigenza espressa dal cliente era una soluzione che permettesse loro di abbattere i tempi di acquisizione dei dati da DDT e fatture generando automaticamente i tracciati di importazione nel sistema gestionale aziendale.
La soluzione di lettura ottica ed interpretazione di caratteri dattiloscritti TabOCR ha soddisfatto pienamente le necessità del cliente combinando la precisione ed alta affidabilità dei dati catturati con un ampio margine di personalizzazione del sistema; che lo rende assolutamente adattabile alle più diverse esigenze di lettura ottica e gestione documentale.
Nel caso specifico di questa Società di spedizioni è stato studiato, insieme al cliente, un lavoro ad hoc allo scopo di recuperare le informazioni cardine alla gestione automatizzata delle spedizioni.
A monte sono stati caricati, nel sistema TabOCR, le anagrafiche di ogni cliente ed i riferimenti univoci di identificazione delle spedizioni necessari nel processo di archiviazione e ricerca documentale.
In particolare, l'applicativo TabOCR genera due flussi di dati:
Nel primo flusso, il sistema di lettura ottica scarica automaticamente, dall'FTP aziendale della Società, i documenti inviati dai clienti; smistandoli a seconda dell'area geografica di appartenenza (Italia, Svizzera o resto d'Europa) e depositandoli nelle diverse cartelle di polling create per ogni cliente.
TabOCR è, quindi, in grado di auto-apprendere e distinguere, in perfetta autonomia, un cliente dall'altro tenendone memoria.
In seconda battuta vengono catturati i dati di testata ed altre informazioni necessarie ad individuare la spedizione (n. Documento, data, importo, peso in kg, n. Colli, resa ecc.).
Se il sistema di data capture TabOCR non riscontra anomalie le informazioni vengono riconosciute in modo automatizzato; altrimenti, in caso di dati incerti o di cliente non presente nel DB, il sistema si ferma e richiede la validazione da parte dell’utente.
Una volta ricevuta conferma dall'operatore TabOcr produce, in uscita, due file: un xml contenente i dati catturati ed un pdf immagine del documento letto.
I file di dati xml sono standardizzati con il gestionale aziendale consentendogli di importare automaticamente il tracciato nel sistema.
Ogni xml è collegato al pdf immagine corrispondente dal codice univoco di identificazione.
Nel secondo flusso di dati il processo è inverso:
La Società fornisce a Datasis i file xml ed i pdf immagine sulla base del tracciato inviato dai suoi clienti.
I clienti non forniscono, però, il riferimento univoco essenziale al fine dell’archiviazione documentale e del collegamento trai dati acquisiti e le immagini dei documenti.
Ancora una volta viene in soccorso l’applicativo TabOCR che va ad estrarre dai file xml e dai pdf immagine forniti a Datasis il Tag: numero del documento ed il Tag: rif. Univoco e a rinominare i pdf con il Tag di spedizione estrapolato.
Questo collegamento consente non solo la generazione di archivi digitali ma rende dati ed immagini disponibili per l'integrazione con il loro sistema ERP aziendale.
PARERE DEL RESPONSABILE:
"Siamo assolutamente soddisfatti del lavoro svolto dall'applicativo TabOCR!.
Rispetto alla gestione precedente risparmiamo molto tempo nel processo di archiviazione documentale. Siamo stati supportati dal tecnico specializzato di Datasis in tutte le fasi di sviluppo dell'applicativo e quest’ultimo si è dimostrato adatto a soddisfare tutte le nostre esigenze! Consigliamo i sistemi di lettura ottica di Datasis in quanto costruiti su misura!".