La Gestione Documentale

Software, sistemi, applicazioni e servizi per gestire i documenti archiviati dopo la dematerializzazione

La gestione documentale consiste nell’elaborazione dei documenti digitalizzati in un apposito sistema informatico allo scopo di associarli e collegarli in base ai dati che contengono, in maniera totalmente automatica. In questo senso è quindi è il completamento del processo che inizia con l’archiviazione documentale: se infatti quest’ultima consiste nel creare uno spazio digitale nel quale immagazzinare, correttamente indicizzate, le versioni digitalizzate dei documenti più diversi, la gestione documentale va molto oltre. Questo processo si rende utile sia per il trattamento dei flussi documentali relativi ai documenti cartacei (a seguito di un appropriato processo di digitalizzazione documenti, sempre mirato alla riduzione della dipendenza dalla stampa), sia per governare il workflow documentale relativo a documenti digitali nativi – come quelli derivanti, ad esempio, dalle procedure di fatturazione elettronica secondo gli obblighi di legge.

L’indice così ottenuto può essere utilizzato dal programma di gestione per decidere di associare – magari salvandoli in una stessa cartella dell’archivio – sia la foto del pezzo che il pdf del disegno tecnico, oltre al documento che ne contiene l’analisi tecnica, i brevetti, e qualsiasi altro carteggio relativo, compresa una fattura elettronica così come una cartacea. L’archivio diventa così intelligente, ossia capace di comprendere quali documenti siano fra loro collegati, facilitando enormemente il lavoro degli operatori in un’ottica che supera le esigenze di digitalizzazione documenti e conservazione digitale per passare al document management dell’intero workflow documentale. Tutto questo, naturalmente, evitando processi di stampa, perché la ricerca documenti si svolge in maniera interamente informatica.

I sistemi di gestione documentale possono facilitare anche il lavoro dell’amministrazione, semplificando molti processi aziendali; la modalità di ricerca delle informazioni diventa molto più facile operando in ambiente informatico che con la carta, e anche i costi necessari per gestire l’aspetto legale della privacy si riducono significativamente.

Insomma: se la lettura ottica trasforma il documento di carta in documento informatico, e l’archiviazione ottica permette appunto di archiviare e organizzare tali documenti, i sistemi di gestione documentale permettono di gestire e semplificare per l’utente tutti i processi di ricerca dei documenti negli archivi, con modalità di utilizzo che facilitano la condivisione delle informazioni aziendali. Questo permette di rendere più agevole e rapida l’amministrazione, consente una visibile riduzione dei costi,  e fornisce ai dipendenti strumenti utili per il potenziamento del business aziendale.

L'Integrazione: un buon sistema di gestione documentale deve entrare a far parte della normale metodologia lavorativa del personale, ed essere una risorsa e uno strumento, non un peso aggiuntivo. Per questo è fondamentale che il software documentale scelto si interfacci con qualsiasi applicazione utilizzata per il normale lavoro quotidiano (dal programma di videoscrittura al software gestionale) e permetta di archiviare e recuperare i documenti interrompendo il meno possibile il normale flusso del lavoro e dei processi aziendali. Questo punto, che molti sottovalutano, è basilare per poter sfruttare davvero tutto il grande potenziale dei sistemi di gestione documentale; l’inserimento nell’effettivo workflow documentale dell’azienda, in un processo che deve essere fluido e passare dalla formulazione dell’ordine alla trasmissione delle specifiche di produzione fino alla fatturazione elettronica, è la maggiore sfida nella progettazione un qualsiasi sistema di gestione documentale.

L'archiviazione: esattamente come quando si gestisce a mano un archivio pieno di pratiche cartacee, anche quando si opera con un software di gestione documentale e si lavora con file digitalizzati l'elemento fondamentale è sempre lo stesso: la facilità di identificare e recuperare la documentazione necessaria in un preciso momento. La conservazione digitale, con un buon sistema, diventa non solo veloce, ma semplicissima.

La sicurezza: nei software documentali evoluti è prevista anche una precisa tracciabilità degli accessi ai file con un sistema di privilegi d'accesso, così da permettere la visione dei documenti soltanto a chi ne ha l'autorizzazione, e perfino assicurarne il passaggio nell'ordine corretto dall'una all'altra delle figure che possono, in molti casi, doverli utilizzare e modificare in un preciso ordine per portare a termine una pratica. In questo modo è inoltre garantita, in conformità con gli obblighi di legge, anche la privacy dei documenti digitali.

La flessibilità: Il document management deve necessariamente essere costruito intorno alla specifica situazione di ogni cliente: le necessità di archiviazione documentale delle pubbliche amministrazioni sono diverse dalle esigenze di digitalizzazione documenti di un’azienda privata, e dove quest’ultima può richiedere che l’intera procedura avvenga su piattaforma cloud – per seguire le proprie modalità di lavoro – le prime possono invece scoprire di poter avere i massimi vantaggi affidando l’intero lavoro ad un servizio di outsourcing.

In breve: L’integrazione di prodotti e sistemi per la classificazione e la conservazione dei documenti digitalizzati è la soluzione che permette di organizzare al meglio l’attività aziendale, con una significativa riduzione dei costi, una più facile condivisione dei dati e delle informazioni, e un corposo risparmio di tempo.

Se volete scoprire di più sui vantaggi della gestione documentale di cui potrebbe godere anche la vostra azienda, siamo a vostra disposizione per illustrarvi tutti i servizi relativi.

Il nostro approccio alla gestione documentale

Occupandoci di lettura ottica e acquisizione dati, è naturale che progettiamo per la nostra clientela anche soluzioni personalizzate di gestione dei documenti digitali. Nonostante i punti fissi che abbiamo identificato, infatti, e che valgono per qualsiasi software documentale, la realtà lavorativa di ogni azienda ha delle caratteristiche e delle specificità che richiedono una progettazione personalizzata dei dettagli: l’introduzione della fatturazione elettronica ha sicuramente generato una maggiore attenzione alle digitalizzazione documenti, che è comune a tutte le aziende così come alle pubbliche amministrazioni, ma l’effettivo workflow documentale è completamente differente per ogni realtà, e prodotti e sistemi richiedono spesso profonde personalizzazioni, quando addirittura le esigenze del cliente non siano servite meglio da servizi in esternalizzazione.

Disponiamo, naturalmente, di soluzioni standard che possono costituire per molte aziende un valido punto d'ingresso nel mondo della gestione documentale, ma siamo costantemente aggiornati e pronti per realizzare un software che si integri davvero con ogni particolarità del lavoro del nostro cliente e risolva quelle problematiche ed esigenze specifiche soltanto a lui. Lavorando sia con privati che con le pubbliche amministrazioni siamo abituati ad esaminare e gestire le esigenze più diverse.

Ci sono aziende per le quali la conservazione digitale va poco oltre il bisogno di avere comodo accesso alla fattura elettronica in associazione con i documenti correlati ad uno stesso cliente, così come realtà nelle quali il document management deve necessariamente essere gestito su una piattaforma cloud per essere accessibile con facilità da sedi remote, o altre ancora nelle quali la risposta migliore alle esigenze di conservazione digitale si rivela una soluzione con servizio interamente in outsourcing.

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