Come integrare in azienda un sistema di gestione documentale

Qualsiasi inserimento di una nuova procedura in un’azienda deve essere accuratamente pianificato; se questa importante fase viene sottovalutata, o addirittura evitata, si rischia di trovarsi con una serie di problemi, fra i quali tempi di lavoro allungati, operatori scontenti e restii ad impiegare i nuovi strumenti disponibili, e scarso rendimento dell’investimento.

Come fare quindi per integrare al meglio in azienda i sistemi di gestione documentale? Una buona traccia di lavoro è costituita dalle seguenti quattro domande, a cui rispondere con la massima trasparenza:

• Com’è organizzato il flusso di lavoro in azienda?
  Una procedura si integra al meglio in azienda quando riesce ad inserirsi senza intoppi in quei processi di lavoro a cui dipendenti e operatori sono già abituati; minore è la complicazione che questa aggiunge alla loro vita lavorativa quotidiana, migliore sarà la loro accettazione della novità e quindi maggiore l’utilizzo del sistema e il riconoscimento dei suoi vantaggi. Per questo, una buona integrazione parte dall’analisi di come i documenti si muovono in azienda, quando e come vengono usati, e quali sono quindi i momenti e le figure più appropriate per provvedere a digitalizzarli.
• Chi deve avere accesso ai documenti, e in quali momenti?
  Così come non si lascia un documento riservato – un’offerta, una fattura, un accordo commerciale – esposto alla vista di tutti, allo stesso modo non lo si lascia accessibile digitalmente a chi non ha ragione di vederlo. Del resto, i documenti devono essere accessibili a chi di dovere (anche quando sono cartacei!) senza eccessive difficoltà, o il lavoro viene enormemente complicato. Il compromesso fra queste due esigenze è in realtà più semplice con un sistema di gestione documentale; richiede solamente che vengano identificati con chiarezza gli operatori e i loro “privilegi di accesso”, ossia a quali categorie di documenti (o singoli specifici documenti) potranno avere accesso all’interno dell’archivio digitalizzato.
• Com’è strutturata la logistica dell’azienda?
  Nonostante la gestione documentale avvenga digitalmente, l’aspetto pratico e logistico della disposizione nello spazio degli operatori non può essere tralasciato. Sono molto diversi i casi di un’azienda con un unico grande ufficio open-space – dove basta una macchina per l’acquisizione dei documenti , ad esempio – e quelli di un’azienda con diversi capannoni, o ancora con tre sedi su territorio nazionale, o addirittura che ha agenti su tutto il territorio che operano da dispositivi mobile. In tutti questi casi ulteriori, la complessità del sistema cresce, ed è fondamentale tenerne conto in fase di progettazione perché l’integrazione della gestione documentale funzioni al meglio fin dal primo giorno.
• Dove è più necessaria l’introduzione del sistema?
  Anche e soprattutto per rientrare nel budget aziendale, è sempre una buona idea esaminare caso per caso i vari uffici o reparti dell’azienda, e domandarsi dove si formino quei “colli di bottiglia” che una gestione digitale dei documenti potrebbe risolvere. È qui che è consigliabile iniziare l’integrazione del sistema di gestione documentale: i vantaggi immediati saranno più significativi – dando quindi un maggior rientro dell’investimento in breve tempo – e più evidenti, aumentando l’entusiasmo e quindi l’accettazione delle nuove procedure da parte degli operatori.

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