I vantaggi dei sistemi di gestione documentale

Nel decidere di fare un investimento significativo come quello in un sistema di gestione documentale è naturale domandarsi quali siano le ricadute positive e pratiche dell’introduzione di questa modalità di lavoro. Per quanto l’integrazione nelle procedure di lavoro aziendali di un software di gestione dei documenti possa portare in ogni diverso caso risultati positivi unici e specifici, è possibile identificare almeno cinque vantaggi dei sistemi di gestione documentale che si verificano sempre:

• La creazione di un archivio infinito in uno spazio fisico trascurabile.
  Tradizionalmente, uno dei problemi classici dell’archivio sono le sue dimensioni. Più passa il tempo, più si accumulano documenti; e per mantenere archiviati e ordinati più documenti, occorrono spazi sempre più grandi. Non sono così lontani da non poterli ricordare gli anni in cui l’archivio di una grande azienda era una serie di scaffali labirintici, pieni di scatoloni e faldoni. Un sistema di gestione digitale può conservare un numero pressoché infinito di documenti nello spazio di un normalissimo computer.
• L’istantaneità del recupero dei documenti.
  Alle dimensioni fisiche degli archivi fisici corrispondeva un altro problema: il tempo necessario a recuperare quelli desiderati. Trovare uno specifico faldone, e al suo interno un particolare contratto, poteva richiedere anche ore, soprattutto nel caso in cui si fosse verificato un qualche inevitabile errore di protocollazione o archiviazione. Il sistema digitale automatizzato dei software di gestione documentale permette il recupero letteralmente istantaneo di qualsiasi documento archiviato, direttamente dal proprio PC, in qualsiasi momento.
• La libertà nell’indicizzazione.
  Un archivio cartaceo, necessariamente, è indicizzato secondo un solo criterio, che sia alfabetico, cronologico, o di altro genere. Trovare informazioni usando un criterio differente è laborioso e spesso impossibile. In un sistema di gestione documentale l’indicizzazione è completamente libera, e può includere con estrema semplicità decine di indici diversi: un documento può essere riconosciuto, e richiamato in un istante, in base a data, mittente, codice prodotto, destinatario, località…
• La sicurezza.
  Un archivio cartaceo è sottoposto inevitabilmente a rischi di sicurezza. Non soltanto deve essere sorvegliato per evitare che vi entri personale non autorizzato, ma chiunque – una volta entrato a cercare un documento – può avere accesso anche a carteggi riservati. Nei sistemi di gestione documentale, i privilegi di accesso di ogni operatore sono specificati in maniera ferrea, e ciascun lavoratore ha accesso esclusivamente ai documenti che è autorizzato a vedere e utilizzare.
• La creazione di un archivio infinito in uno spazio fisico trascurabile.
  Tradizionalmente, uno dei problemi classici dell’archivio sono le sue dimensioni. Più passa il tempo, più si accumulano documenti; e per mantenere archiviati e ordinati più documenti, occorrono spazi sempre più grandi. Non sono così lontani da non poterli ricordare gli anni in cui l’archivio di una grande azienda era una serie di scaffali labirintici, pieni di scatoloni e faldoni. Un sistema di gestione digitale può conservare un numero pressoché infinito di documenti nello spazio di un normalissimo computer.
• La semplicità d’uso.
  Un buon archivista specializzato era una necessità per mantenere e organizzare un archivio di tipo tradizionale: senza la sua competenza, il caos andava crescendo fino a rendere impossibile recuperare i documenti necessari. Ma tutte le sue funzioni sono svolte dal software, in un sistema digitale di gestione dei documenti, e qualsiasi operatore, con la massima semplicità, può recuperare e archiviare i documenti dalla propria postazione di lavoro, senza bisogno di abilità specifiche.

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