Quando serve la gestione documentale in azienda

Nonostante i primi software di gestione documentale risalgano ormai a diversi anni fa, sono ancora numerose le aziende nelle quali non si è mai discussa la possibilità di integrarne uno. La ragione fondamentale di questa situazione non sta solamente nel fatto che molti ancora non conoscano bene questo genere di sistemi, ma anche nel dubbio diffuso che siano appropriati solamente per realtà aziendali colossali, come le multinazionali, e poco utili per il genere di piccola o media impresa più diffuso nel nostro mercato.

Si tratta di un fraintendimento da sfatare. La questione non è legata alle dimensioni dell’azienda, ma al volume di documentazione prodotta: e questo è spesso molto più elevato di quanto si pensi.

Anche in una piccola o media impresa, anche ora che la fatturazione elettronica ha riorganizzato e razionalizzato la documentazione fiscale di quel tipo (soltanto per quanto riguarda il mercato interno, tuttavia) è sufficiente analizzare i dati relativi all’utilizzo delle stampanti, insieme ad un calcolo approssimativo del numero di mail ricevute e spedite, e infine aggiungere tutta la documentazione in entrata (bolle di accompagnamento, fatture estere, documenti tecnici …) per rendersi conto che la massa di documenti, sia originariamente cartacei che già digitali, è enorme.

Ebbene: un sistema di gestione documentale serve in tutti quei casi in cui sarebbe utile poter archiviare e recuperare più velocemente e semplicemente quei documenti, in un archivio intelligente che permetta di ritrovarli anche a partire da un singolo dato significativo, nonché di associare tutti i documenti che hanno qualcosa in comune (e quindi tutti quelli relativi ad uno stesso cliente, ma allo stesso modo quelli relativi ad uno stesso prodotto, ad una specifica pratica, ad particolare servizio.)

Questo significa che in tutte le aziende serve un sistema di gestione dei documenti? A rischio di apparire di parte, dobbiamo rispondere che, in pratica, si potrebbe dire di sì. Escludendo forse le botteghe artigiane molto piccole, e le microaziende composte da uno o due professionisti e con un campo di lavoro molto ridotto, quasi qualsiasi altra realtà – che sia un’azienda di produzione, un fornitore di servizi, uno studio legale, una scuola… - può giovarsi, e massicciamente, di un sistema digitale per la gestione e l’archiviazione dei documenti.

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