Datasis Group

Sistemi e programmi di lettura ottica per l’acquisizione rapida di documenti di ogni genere e archiviazione documentale tramite soluzioni software di digitalizzazione dedicate: Datasis rende il tuo lavoro più semplice, veloce e ordinato con programmi standard e sistemi su misura, e ti fa risparmiare dal 60 al 95% del tempo! Scopri con noi la rivoluzione dei sistemi documentali moderni!

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La lettura ottica dei documenti

La lettura ottica è la trasformazione dei dati contenuti in un documento cartaceo di qualsiasi genere in informazioni digitali, che un computer può riconoscere e gestire.

Un sistema di lettura ottica deve perciò effettuare un’operazione molto precisa: deve convertire delle informazioni stampate su carta, che sono di immediata comprensione per un lettore umano, in dati interpretabii da un computer. Questo richiede di trasformare quelle che per un software sono solo matrici di punti stampati – come lettere e numeri stampati – in corrispondenti caratteri digitali, che il programma può invece capire e soprattutto gestire. Una scansione di una lettera o di un DDT, ad esempio, è per il computer solo un’immagine: una volta che è stata elaborata da un software OCR di digitalizzazione documenti può trasformarsi in uno di molti tipi di documento elettronico, anche modificabile, come ad esempio un file di testo, e soprattutto diventa qualcosa che un software è effettivamente capace di "leggere".

La lettura ottica permette quindi di inserire nel sistema informatico di un’azienda una grandissima mole di dati in un tempo molto più ridotto di quanto si potrebbe ottenere con un operatore umano, e con lo stesso grado di precisione. E non si limita ad interpretare i caratteri stampati: esistono allo stesso modo specifiche tecnologie di lettura ottica per acquisire caratteri manoscritti, riconoscere i segni di spunta e crocette o leggere i codici a barre. Ma oltre a rendere possibile un’acquisizione dati rapida e di estrema affidabilità, la lettura ottica può essere la fase iniziale di una procedura altrettanto utile per la tua azienda: l’archiviazione documentale.

L’archiviazione documentale digitale

L’archiviazione documentale è quel complesso di operazioni che permette di immagazzinare in formato digitale un qualsiasi numero di documenti, mantenendo la possibilità di richiamarli facilmente in base a indici specifici. Questi possono essere i più svariati: date, nomi, codici prodotto e numeri fattura, particolari sigle o potenzialmente qualsiasi parola o numero contenuto nel documento stesso: ed è evidente come la lettura ottica della quale abbiamo appena parlato sia uno strumento fondamentale per estrarre automaticamente questi indici dal contenuto stesso dei documenti. Ma quali sono i vantaggi reali dell’archiviazione documentale digitale?

• Riduzione dello spazio necessario per l’archivio: archiviare un numero crescente di documenti cartacei richiede spazi molto vasti dedicati a quel solo scopo, mentre un semplice hard disk può contenere un numero immenso di documenti.
• Riduzione dei tempi di recupero: un archivio cartaceo, soprattutto al crescere del suo contenuto, richiede tempi sempre maggiori per identificare e recuperare il documento desiderato. Un archivio digitale, invece, restituisce il documento cercato in base agli indici inseriti in pochi secondi.
• Riduzione degli errori: che sia in fase di immagazzinamento o durante la consultazione, è inevitabile che in un archivio cartaceo prima o poi un documento venga riposto scorrettamente, ad esempio nella cartella di un’altra pratica, rendendolo praticamente introvabile. In un archivio digitale questo non può succedere: i documenti sono sempre recuperabili in pochi istanti.

Oltre a questo, un sistema di archiviazione documentale evoluto fa quello che nessun archivio cartaceo può fare: capisce i documenti che contiene, grazie alla lettura ottica, e diventa in grado di associarli automaticamente. In questo modo, l’ archiviazione diventa vera e propria gestione documentale; il sistema viene costruito e implementato in modo da diventare uno strumento facile, veloce e soprattutto affidabile, che viene messo a disposizione degli utenti aziendali facilitando il loro lavoro quotidiano.

In tutti gli ambiti professionali, l’introduzione di una specifica soluzione di lettura ottica per l'archiviazione digitale dei documenti può drasticamente ridurre i costi e aumentare la produttività. Possiamo proporre sistemi standard già collaudati, modificarli, oppure sviluppare da zero un’applicazione su misura; possiamo fornire dei sistemi completi (software e scanner) oppure solamente la parte di software OCR; e per esigenze più occasionali possiamo proporre un servizio "chiavi in mano", presso i nostri uffici, di acquisizione dei dati dai documenti che devi trattare, senza che tu debba acquistare alcun software o hardware.

Per scoprire come integrare nel tuo lavoro quotidiano la lettura ottica e l’archiviazione dei documenti in formato digitale, puoi interagire direttamente con noi in Chat cliccando sul "Supporto Live" in basso a destra quando siamo on line, o contattarci cliccando sul bottone qui sotto.